Lorsque les membres du conseil d’administration de votre copropriété se partagent, en plus de leur mandat d’administrateur, les tâches d’intendance, de secrétariat, de comptabilité et toutes ces petites tâches ponctuelles et nécessaires à la vie en copropriété, il peut être utile de faire affaire avec des professionnels pour alléger leurs tâches et aider à une meilleure gestion du syndicat de copropriété.
Établissons d’abord les bases: le conseil d’administration d’une copropriété doit veiller à la conservation de l’immeuble et à l’entretien des parties communes. Pour l’aider dans la réalisation de son mandat, tout conseil peut retenir les services d’un «gérant», qui peut être une personne physique ou une compagnie de gestion immobilière spécialisée.
Lorsque les copropriétés décident d’engager un «gérant», elles doivent choisir les tâches qui lui seront affectées. Ces tâches peuvent être aussi variées que: les préparations d’assemblées, les dépôts de chèques, les assurances, l’intendance, les travaux à réaliser sur le bâtiment, etc. Évidemment, le prix variera en fonction du nombre et de la nature des tâches demandées.
Certains syndicats de copropriété ignorent toutefois s'ils doivent retenir les services d’un tel gérant, que ce soit un simple concierge ou une compagnie de gestion immobilière. Voici donc quelques points qui permettront de prendre une meilleure décision:
1) La taille de la copropriété. Plus votre copropriété comprend d’unités, plus lourde sera la charge des administrateurs. Une gestion immobilière spécialisée en copropriété est parfois nécessaire, si on veut éviter les cas d’épuisement au sein du conseil d’administration.
2) L’âge de la copropriété. Celui-ci traduit également la fréquence et l’importance des travaux qui doivent être réalisés sur le bâtiment. L’expertise d’une compagnie de gestion peut parfois alléger la tâche des administrateurs.
3) Le nombre et la nature des parties communes. Des parties communes d’importance (ex.: stationnement intérieur, piscine, ascenseur, etc.) demandent parfois plus de temps et d’énergie que des escaliers ou des corridors.
4) Le facteur «exécutif» prend-il plus de temps que le facteur «décisionnel»? Si les administrateurs passent plus de temps à appliquer leurs propres décisions, une compagnie de gestion pourrait certainement les aider à rééquilibrer le tout et à leur éviter un épuisement éventuel.
5) Combien de temps les administrateurs sont-ils prêts à consacrer de temps aux tâches de gérance? Si votre conseil d’administration est composé de personnes retraitées qui ont à cœur leur copropriété et qui s’occupent de tous les aspects du syndicat (administration et gérance), considérez-vous chanceux et remerciez-les, car il s’agit souvent d’un travail colossal. Si vos administrateurs ont un peu moins de temps à consacrer à la gestion, peut-être serait-il temps d’évaluer l’embauche éventuelle d’un gérant!?
Après tout, la gestion immobilière d’une copropriété est cruciale et le bon fonctionnement du syndicat repose en grande partie sur toutes ces petites tâches d’intendance, de comptabilité et de secrétariat qui sont effectuées chaque jour à votre insu.
Vous avez des questions concernant la copropriété? Continuez à nous écrire, nous répondons à toutes vos interrogations. Qui sait, votre question fera peut-être même l’objet de notre prochaine chronique?
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* (Collaboration spéciale Jean-François Gendron, avocat – formateur à RésoCondo, services de formation et de présidence d'assemblée). T&F: (418) 683-4211 / 1-888-898-RESO (7376). Internet:
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Steven Guilbeault - 
